La Charte de la force T (Suite)

 

Par ailleurs, il est conseillé à toute personne participant à une manifestation dans le cadre du Téléthon d’être :

Couverte au titre de sa responsabilité personnelle pour les dommages qu’elle pourrait causer.

Assurée en " individuelle-accident " pour les dommages corporels dont elle pourrait être victime.

J’obtiens mes autorisations

Les démarches auprès de la SACEM :

Avant la manifestation :

. 15 jours avant, informez la délégation régionale SACEM qui vous remettra une " demande d’autorisation " à compléter précisant les conditions d’organisation de la séance au profit du Téléthon.

. Ensuite la SACEM vous adressera un contrat sur lequel sont indiquées les modalités de calcul des droits d’auteur (pourcentage sur les recettes ou forfait). L’original du contrat signé devra être retourné avant la manifestation à la délégation régionale.

Après la manifestation

. Dans les 10 jours qui suivent adressez à la délégation régionale de la SACEM l’état des dépenses et des recettes de la manifestation, ainsi que la liste des œuvres diffusées.

Pour bénéficier d’un don de la SACEM :

Votre manifestation se déroule dans :

Un lieu public (place, rue, route, centre commercial, cinéma…) :

Demandez et obtenez les autorisations écrites de la municipalité ou préfecture concernée par votre manifestation.

Informez obligatoirement les services de Gendarmerie et de Police concernés.

Un lieu privé (salle ou terrain privé…) :

Obtenez les autorisations écrites auprès des propriétaires ou directeurs.

Est itinérante :

Demandez et obtenez les autorisations écrites auprès des municipalités et des préfectures concernées par votre manifestation. Informez obligatoirement les services de Gendarmerie et de Police concernés.

Vous prévoyez une urne sur le lieu de votre manifestation :

Désignez plusieurs personnes de confiance ayant la responsabilité de cette urne durant toute la manifestation : surveillance – organisation (gestion des promesses Force T, des carnets verts de reçus pour dons en espèces…) – ouverture – comptabilité…

Veillez tout particulièrement à ce qu’il n’y ait pas de quêtes sauvages sur les lieux de votre manifestation. Si le cas se présente prévenez immédiatement la coordination.

Vous envisagez de diffuser de la musique :

Déclarez votre manifestation auprès de la SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique) collectant les droits d’auteur.

J’organise la collecte des fonds

Les deux trésoriers que vous avez nommés ont la responsabilité de la collecte des dons et recettes de votre manifestation.

La collecte de dons

Un don peut être effectué par chèque, promesse Force T, ou exceptionnellement en espèces.

. Les chèques

Ils sont obligatoirement libellés à l’ordre de « AFM/TELETHON ». Un reçu fiscal sera établi pour tout don par chèque et adressé au donateur dans les semaines suivant le Téléthon.

. Les promesse Force T

Une "promesse Force T " permet à une personne n’ayant pas de chéquier sur place de faire la promesse un don pour le Téléthon. Elle se présente sous forme d’une liasse en 2 parties :

• l’original rempli sur le lieu de votre manifestation, que les trésoriers doivent conserver précieusement.
  – l’exemplaire autocopiant appelé " confirmation de promesse Force T ", à remettre au donateur qui la joindra à son chèque et les enverra dans l’enveloppe fournie, affranchie et pré-imprimée à l’adresse de l’AFM/TELETHON.
• Un reçu fiscal sera automatiquement établi, dès réception du chèque, à partir des informations figurant sur ce chèque et adressé au donateur par l’A.F.M. dans les plus brefs délais.
• Les promesses Force T seront distribués dans la limite des stocks disponibles.

Les espèces

La manipulation des espèces est très délicate. Limitez-les dans un souci de sécurité. Un reçu non fiscal sera immédiatement établi par les trésoriers désignés à partir du carnet vert de reçus pour les dons en espèces avec indication du nom du donateur, de son adresse et du montant du don.
Si le donateur souhaite recevoir un reçu fiscal, cochez la case correspondante. Le deuxième feuillet sera remis au donateur. Un reçu fiscal sera automatiquement établi pour tout donateur le désirant à partir des informations figurant sur le carnet vert de reçus pour les dons en espèces et adressé par l’A.F.M. au donateur dans les semaines suivant le Téléthon.

La collecte des recettes

Pour chaque animation proposée lors de votre manifestation (course, spectacle, bal, repas, petite restauration, vente de produit du Téléthon, etc..), les trésoriers tiendront une comptabilité détaillée dans un journal de bord.

Pour chaque encaissement effectué, ils indiqueront :

. la désignation du produit ou service rendu (ex. : boisson, sandwich, chèque, entrée enfant, entrée adulte) ;

. le prix unitaire,

. le nombre vendu,

. la somme perçue,

. la nature du règlement (chèque ou espèces).

Les recettes peuvent être perçues par chèques ou en espèces.

Dans un souci de transparence, veillez à informer le public de la part qui sera reversé à l’A.F.M. sur les entrées ou les ventes de produits préalablement autorisées par votre coordinateur.

J’assure la sécurité du traitement

Votre remontée des fonds sera assurée par vos deux trésoriers.

Traitez séparément les dons et les recettes.

Le traitement des dons

Comptabilisez avec précision les dons :

. Par chèques tous libellés à l’ordre de : AFM/TELETHON.

Ne les déposez surtout pas en banque.

. En espèces. Vous devez impérativement déposer sous 3 jours les espèces sur l’un des comptes B.N.P. ou CCP. AFM/TELETHON (gardez précieusement le justificatif de versement) ou les transformer en un chèque de banque. Ils doivent être égaux au total des dons en espèces inscrits dans vos carnets verts de reçus pour les dons en espèces.

Attention votre coordination refusera toutes les espèces non transformées.

Par promesses Force T. Comptabilisez tous les originaux de promesse Force T en votre possession

Le traitement des recettes

Comptabilisez les recettes collectées lors de votre manifestation.

Comptabilisez les dépenses restant à couvrir et indiquez leur détail dans votre journal de bord (factures et justificatifs obligatoirement joints).

Comptabilisez avec précision les bénéfices :

. Par chèques, tous libellés à l’ordre de l’AFM/TELETHON.

. En espèces. Vous devez impérativement, dans les 3 jours suivant le Téléthon, déposer les espèces sur l’un des comptes B.N.P. ou C.C.P./AFM/TELETHON (gardez précieusement l’avis de versement d’espèces) ou les transformer en un chèque de banque.

Attention, votre coordination refusera toutes les espèces non transformées.

J’assure la remontée des fonds

Vous remplissez précisément et avec rigueur le tableau " remontée des fonds " inclus dans votre contrat d’engagement

Vous adressez à votre coordination départementale :

. Votre exemplaire du contrat d’engagement entièrement rempli.

. L’ensemble des chèques (dons et bénéfices) libellés à l’ordre de l’AFM/TELETHON.

. Les originaux de justificatifs de versement B.N.P. ou C.C.CP. (dans le cas de versements d’espèces sur l’un des comptes AFM/TELETHON) ou bien le(s) chèque(s) de banque (suite à une transformation des espèces).

. La totalité des originaux de promesse Force T

. Les carnets verts de reçus pour les dons en espèces.

Après avoir contrôlé votre remontée de fonds et la présence de tous les documents demandés, la coordination départementale vous délivre une attestation de bonne réception avec le détail des montants remis.

Je clôture le Téléthon

Vous dressez un bilan de votre manifestation avec votre coordination départementale.

Vous adressez remerciements et diplômes aux personnes ayant contribué à la réussite de votre manifestation (organisateurs d’animations, mairies, responsables partenaires régionaux et nationaux…).